職場の内部から機密管理の意識変革を起こすモチベーションの工夫
6月に入ってから、これまではポツポツと書いていたブログの密度を高めました。
私も、これまで以上に真剣に取り組もうとしています。
ここまでお読みいただいた読者の方々には、
「機密管理マインドＢＬＤ」が、
「各職場の内部から担当者の意識変革を起こすための啓発ツール」
であることが十分おわかりいただけたのではないでしょうか。
「機密管理マインドＢＬＤ」ご紹介ムービー
そこで今回は、
機密管理（情報セキュリティ管理）の推進スタッフの方々にメッセージを送ります。
各職場のやる気に、じわ〜っと火をつけるための活用のコツです。
１．各職場との信頼関係を大切にする
例えば、情報セキュリティ委員会などの機密管理スタッフにとっては、
機密情報を確実に守らせることが自分のミッションです。
そのためにあらゆる手を尽くすことが求められます。
ですが、だからといって、組織の力学で従わせることは最期の手段にすべきです。
例えば、社内通達の説明会を開いても参加者は無反応。
下を向き、目を伏せがちで質問も殆どない状態という、
このような事態がしばしば起こります。
（私も同席していてヒヤヒヤします）
これは暗黙の抵抗の気持ちが空気に充満している状態です。
組織の力学を使って半ば強制的に周知しようとすると、
各職場の心理的抵抗感を一気に増幅させてしまうことがあるのです。
そうすると、潜在意識の中で「面従腹背」になって、
「周知徹底する」ことなどできなくなって逆効果となることがあります。
会社の安全と収益の両方で、スタッフと各職場が協力することは必須です。
「俺は機密管理の責任者だから」とか、
「俺は売り上げに責任があるから」とか、
こんな自己主張し合ってもいつまでも平行線です。
機密管理のスタッフと各職場は互いの信頼関係を重視して、
会社の価値向上・信頼性確保の実現のために
互いに協力することが大切なことなのです。
そうしなければ会社は活力を失ってしまいます。
２．啓発活動のリスクをできるだけ避ける進め方
内容にもよりますが、
新しい試みを全部門へ同時一括で展開することは非常にリスクを伴います。
一度に説明会をすればそれで済むように思えますが、
事はそれほど単純ではありません。
協力的な部署ばかりではないので、何が起こるか分からないからです。
全部署に展開する前に、必ず事前に協力的な部署に依頼して、
他部署に先行して評価を実施してもらうこと。
その過程で問題点を予めつかみ、
成功したこと、学習した学びをもとに横展開することを推奨します
全体で展開し始めたものの、もし万が一、問題が発生すると、
各職場の不満が一気に組織全体に広がりかねず
最悪の場合は企画自体がとん挫することにもなりかねないからです。
また自己満足も大敵です。
「スタッフからは説明したから、後は各職場で実施方法を勝手に考えて」
という態度は慎みましょう。
例えが適当ではないかも知れませんが、
「サメのいる海に飛び込ませておいて、後は知らんぷりかよ」
と思われてしまうからです。
「サポートするからいつでも相談してください」という姿勢が必須です。
このように、できない理由、失敗する可能性を否定されたら、
各職場はもう心理的な抵抗をやめ、自然と協力せざるを得なくなります。
そのような状態を作ることを意識しましょう。
３．現場が効果を実感できる進め方を工夫する
重要なことなので、何度も繰り返し言いますが、
現場が、結果的に「やって良かった」と感じることができる、
そのような進め方を工夫することが最も重要なポイントです。
例えば、新たな通達にどのように取り組むか、
各職場で具体的に話し合う場を作って議論してもらうなどです。
通達を各職場の仕事のスタイルや職場の環境にあてはめた時、
ルールを徹底するために具体的に何をすれば良いのか
（何は優先順位が高くて、何は低いことなのか）
結果的に、自分たちの職場の実態に合った運用を編み出すことになるので、
「仕事とは直接関係ないこと」という心理的な抵抗の根拠は消滅します。
ここで大切なことは、絶対に事務局が答えを作って指示してはならないことです。
情報を提示して具体的に示せば示すほど受け手の「やらされ感」が増すばかりで、
親切にしているつもりが、全く反対に取られることもあるのです。
第一、気付きにつながらない知識からは、自発的な行動は絶対に生れません。
事務局は、考え方の筋道、重要なポイント、評価の視点などを具体的に示し、
各職場に自発的に考えさせることに専念しましょう。
（ここだけは押さえつけてでも自分で考えさせることが重要です）
但し、職場での話し合いで参加者が共有する時間は最大３０分として
その時間内で課題が明確化できるための準備をさせておくことも
成功のための秘訣です。
（例えば、事前に読ませて自分の考えをまとめておくなど）
４．現場との信頼関係の構築のポイント
大切なことはスタッフが各職場と話し合って、
各職場の事情をできるだけ聞きとった上で協力を依頼することです。
その際に、取り組みを行うことによる職場側のメリットも
十分に理解させることが必要です。
間違っても、組織の力学を使って、各職場と対峙することは避けましょう。
新たな通達やルールなどの会社の方針に関して、
自職場でどのように取り組むかが明確になれば、
各職場の担当者も業務への影響やメリットを具体的に理解できます。
事務局が信頼関係を重視して努力していることが伝われば、
口ではいろいろな不平不満を言いながらでも、
事務局への協力姿勢も少しずつ変化するはずです。
（例えば、説明会で目を合わせる程度には信頼関係が回復するなど）
いつかのブログにも書きましたが、
動物園の猛獣の檻の前の「手を触れないでください」という
注意書きは必要ないと思います。
ただ一言「噛みます！」という表示。これで十分です。
このことを理解して各職場と接するようにすれば、
必ず良い信頼関係の中で、良い管理の仕事ができ、成果が上がると思います。
