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クリエイトバリュー中村宏      「弱者の情報戦略」

竹田ランチェスター経営「弱者の戦略」を実践するための「弱者の情報戦略」を考察します

「やらされ感」を払拭してモチベーションを高める術!

このブログでも、クリエイトバリューのホームページでも、
「やらされ感」という言葉をよく使っています。


また、巷でも情報セキュリティの話題の中に、
この「やらされ感」」という言葉が良く出て来ます。


では、この「やらされ感」ですが、
情報セキュリティ活動は仕事上の制約になることだから・・・・
情報セキュリティ活動には必ずもれなくついてくるやっかいなもの。


そう考えて「仕方ない」と諦めていませんか?
実は、その判断は早すぎますよ!
「このやらされ感」ですが、工夫次第でずいぶん解消することができるんです。


今日は「機密管理マインドBLD」の2つ目の学習ツール
「徹底マスターQ&A集」の紹介を兼ねて、
「やらされ感」を減らし、機密管理への関心を高める方法について解説します。


1.なぜ「やらされ感」を放置してはいけないのか?


そんなもの、必ず起こることだから放っておけば良い。
ルールさえきちんと守っていれば良いんだよ。細かいことは気にしない・・・
ひょっとして、そんな考え方をしていませんか?


もし、そうだとするとちょっとまずいと思いますよ。


そもそも、「やらされ感」って一体何でしょうか?
どんな状況に置かれた時に、人間はこんな感情を感じるのでしょうか?
その条件ですが、私は以下のように思います。


1)自分には関係ない(したくない)仕事だと思われることを、
2)半ば強制的に従うことを強いられる


この2つの条件が重なった時に誘発される心理的な抵抗感だと思います。
この「やらされ感」を感じると、
人間はいろんな言い訳や難癖をつけて逃避したがります。
(これ、自分の経験談です(笑))


こんな感情が個々の社員の心の中にあると
どんなに優れたルールや対策があっても絶対に有効に機能しません。


なぜなら、ルールや対策が作られた「ねらいや目的」を理解することなく、
本心はやりたくないので、表面だけで渋々と従っているだけだからです。


だから仕事の流れが少し変わったり、いつもと違う職場の状況が生まれると、
もう対応することができなくなります。
目の前に新たなリスクが出現しても気付かず見逃してしまう、
そんなとても危険な状況が生まれてしまいます。


(もちろん、潜在意識の中で起こることですから本人は気付きません)


ですから、たくさんの禁止事項や順守事項を作ったりしても、
同時に、「やらされ感」を感じさせないようにしないと何にもならないのです。


2.「やらされ感」をどうやって解消するのか


ちょっと大変な感じがしますが、
上で説明した2つの条件を壊してしまうことがコツです。
そのために以下のことを実践してみてください。


1つ1つのルールや取り組みについて
1)自分にとって意味がある大切な取り組みであることを理解させる
(⇒情報を安全に活用する仕組みができることで仕事がしやすくなる)
2)「やるべきことができていない」ことを自分自身で気付かせる


このように、「自分とは関係ない」とか「わかってるから」と思わせないこと
これがコツです。


私は、機密管理活動への動機づけは、
X理論・性悪説ではなく、Y理論・性善説で実践すべきだと考えています。
もう少し詳しく説明しましょう。


A)ルールや規則の「ねらいや目的」を具体的に伝え理解させる


会社からの指示をそのまま伝えるのではメンバーの理解にはつながりません。


1つ1つのルールには、必ず「防止したいリスク」が想定されています。
そのリスクを監視して、発生を予防することが機密管理の目的です。


「この作業にはどのようなリスクがあって、今発生していないか」を監視することが
最も大切なことであることを第一に理解してもらわねばなりません。


例えルールや規則をまる覚えさせても、肝心な目的を理解していなければ、
状況が少し変わっただけで対応できなくなってしまいます。


B)具体的な取り組み方法を考えさせる


何をすべきか示されても、
頭でわかっているだけでは、決して行動に移すことはありません。
何も考えずに、ただ漫然とルールを実施させようとしても効果は薄いと思います。


個々の職場の業務のスタイルによって、また同じ職場でも時間の経過とともに
機密漏洩のリスクは変わります。


個々のルールについて、自分たちの職場で1つのルールを実践するためには
どのような取り組みを行えば良いのか、
建前だけではなく、具体的な行動に展開して理解しておかねばなりません。


そのためには全員で話し合いをするのが最も良い方法です。


C)自分の期待役割を認識させる


職場や会社組織の中で自分の役割を自覚させることが必要です。
つまり


●自分の役割を果たすことで、職場や会社がどれだけ助かり感謝されるか

●自分が役割を果たさないことで、職場や会社にどれだけ迷惑をかけるのか


この2つの点をしっかり理解させることです。
つまり、職場の中での自分の責任を再度自覚させることです。


D)あるべき姿と現状の自分を比較させる


今までの自分がやってきたことと、本来やるべきことのギャップを認識させます。
これで自分が何をしなくてはならないのか、課題にきちんと気付くはずです。


こうして、「会社全体の課題」と「職場の課題」がつながり、
「職場の課題」と「自分自身の課題」が具体的につながります。


つまり、会社の課題を達成するために自分が何をしなくてはならないのか、
具体的につかめることになります。
ここまで来ると「やらされ感」は確実に減っていますよ。


3.コミュニケーションの効率を高め、気付きを得る!


ここまでの話で、「職場のリーダーの役割」と「メンバー間のコミュニケーション」が
どれほど重要かおわかりいただけたと思います。


そこで、コミュニケーションの効率を高めるために以下のことを実践してください。

1)職場でリーダー的な役割を果たす方々は
どのような伝え方をすればメンバーの気付きにつながり、
メンバーを動機づけることができるのかを学習する


2)メンバーの方々は
自分がこれまでに考えてきたこと、思っていたことをチェックして
自分の理解不足や考え違いであったことを発見する


そして、このような学習をしていただくために「徹底マスターQ&A集」では、


●職場で考え違いをしたり、理解不足になりがちな20テーマを選び、
●2人の対話をイラストで描き、Flashムービー化して理解を促進します


こ2人の対話を学ぶことによって、自分自身の軌道の修正点に気付き、
今後、取り組まなくてはならない課題を明確化することを狙っています。


4.グループによる事例学習の効果的な進め方


「徹底マスターQ&A集」は、
個人学習(予習)とグループ学習で進めるようになっています。
個人学習は、あくまでグループ学習の効率を高めるためのものです。


30分のミーティング1回で1つのテーマが完了する進め方になっています。


グループ学習の進め方については、
ホームページに詳しい「学習の進め方」(学習ガイダンス)を用意して
イラスト対談で効果的な職場学習方法が習得できるように配慮しています。


グループ学習の進め方


各テーマの始まりの部分で問題提起を行ない、
終わりの部分で学びのまとめができるようになっていますので
是非活用してください。



4.学習したことの報告・共有について


先日ご紹介した「実践ケーススタディ集」と同様に、
レポート機能を使って学習成果を共有できるようになっています。
(詳細は「実践ケーススタディ集」を参照ください。


以上が「徹底マスターQ&A集」の特徴(ねらい)と使い方です。


いかがでしたか?
「やらされ感」を払拭し、
機密管理へのモチベーションを高めるための様々な工夫が
おわかりいただけたのではないでしょうか?


ご希望の方には、
サンプル教材を無償でご提供していますので、お申込みください。
「機密管理マインドBLDご相談・問い合わせ」


さらに詳細を知りたい方は以下のリンクを参照してください。
「徹底マスターQ&A集」


次回は「理解度確認ミニテスト」について解説します。


クリエイトバリュー 代表 中村 宏